Alla projekt är olika och kan knappast definieras eller beskrivas med enkla punkter, men det finns vissa förhållanden och tankar som hjälper ett projekt. Om du har ett projekt i tankarna och vill genomföra det, så är detta en miniguide för dig som projektledare (Ja, du är projektledare även om det bara är du som deltar i projektet).

Man kan se det som en orienteringskarta så att man inte går vilse i projektskogens stora vidder. Ett projekt kan ibland vara som en skog, där det finns åtskilliga saker som lockar eller förvirrar. Det är lätt hänt att man tappar bort sig, så låt oss börja så ska du få lite tips om hur du undviker att gå vilse!

1. Ett projekt behöver ett mål.

För att något ska kunna slutföras måste du veta när projektet är slut, vad målet med hela projektet är. Det kanske kan verka enkelt, men ibland är det svårare än man tror. Målet med att måla en tavla kan vara att ställa ut den, att sälja den, att bli uppmärksammad eller bara att måla färdigt tavlan. Hursomhelst kan man aldrig veta om man är färdig om det inte finns ett reellt mål att arbeta mot. Om man inte vet när man är färdig är det svårt att motivera sig själv, samtidigt som det är svårt att definiera sitt projekt och att kunna få (#2) överblick över projektet samt (#3) skapa en återkoppling.

2. Ett projekt ska kunna överblickas

När du väl har definierat projektets mål så behöver du fortfarande kunna skapa dig en överblick över ditt projekt. Vad behöver göras, under vilka omständigheter och kanske viktigast när och hur ska dessa saker göras? Ett projekt kan i runda slängar definieras såsom bestående av tre faser – förberedelse, genomförelse och avslut. Innan man kan förbereda sig (#3) för att genomföra det, behöver man ha en överblick. Om du ska göra en dokumentärfilm om gatubarn i Peru så behöver det ordnas med kamera, rättigheter, besöksvisum, kanske sponsring eller ekonomi och så vidare – innan man kommer till själva genomförandet. Endast genom att ha överblick kan man förbereda sig.

3. Förberedelse är viktigt för projektet

Vi talar ofta om vikten av att komma igång med projekt, att börja istället för att fundera, att sätta sina idéer i verket istället för att gömma dem i sinnets mörka vråer. Att komma igång med ett projekt bör också involvera vissa förberedelser. Om du ska skapa en hemsida för att sälja dina hemmagjorda och exotiska vargpälströjor, så behöver du lära dig hur man bygger en hemsida, eller åtminstone administrerar en WordPress-blogg och hur Paypal fungerar. Men med ett mål och en överblick över vad projektet innebär så har du också det enklare förspänt för att faktiskt kunna förbereda dig väl. Notera dock att förberedelser är lika mycket en del av projektet som själva genomförandet (#4) och att ibland kan förberedelserna vara mer krävande än genomförandet självt.

4. Fastna inte i genomförandet, projektet ska i mål

Det händer ofta, särskilt när man inte har ett mål definierat för sitt projekt, att när man väl rullar igång och börjar genomföra saker, så gör man för mycket annat. Om man ska bygga en hemsida för sina vargpälströjor, så bygger man också hemsidor för sina hobbies, för en kompis som behöver hjälp och så vidare – man fastnar i genomförandet.

När du har ett mål, se till att genomföra projektet och sedan fortsätta med återkoppling och avslut. Ett projekt som aldrig avslutas är inget projekt, det är en pågående process. Så när du väl kommit igång med själva genomförandet, ändra inte måldefinitionen eller bygg ut projektet. Om du vill fortsätta med mer av samma sak, så är det bättre att skapa nya projekt som bygger på det nuvarande. Det är viktigt med återkoppling (#5) och avslut (¤6).

5. Återkoppling ger starkare projekt

När ett projekt har genomförts är det fortfarande inte riktigt färdigt än. Om man skapar återkoppling mot vad man gjort så lär man sig mer av projektet – man lär sig av det som gått dåligt och det som gått bra. Man lär sig hur man själv arbetar och hur man kan förändra sitt arbetssätt för att undvika samma problem som under detta projekt. Hur skapar man då återkoppling till sitt projekt?

Jo, man börjar med att se över alla de positiva aspekterna – vad gick bra och hur förstärker man dessa i nästa projekt? Det är bra om man skapar återkoppling tillsammans med någon annan som deltagit i projektet eller kanske till och med någon utomstående som kan komma med fräscha analyser av de problem som du själv lagt märke till. Efter de positiva sakerna går man igenom vad som gick dåligt eller fel, samt att man definierar hur eller varför.

Om man interagerat med andra människor i projektet är detta också rätt tillfälle att kommunicera med dem. Kontakta de individer som varit med och genomfört projektet, stöttat det eller betraktat det. Fråga dem vad de tyckte om genomförandet (alltså inte projektet i sig, utan hur det genomfördes), vad som gick dåligt och vad som gick bra. Man kan bli förvånad över att se saker från andra perspektiv och hur vissa saker kan te sig på ett sätt (positivt) för vissa, men helt annorlunda (negativt) för andra.

6. Avsluta projektet

Vid detta lag borde du alltså ha satt ett mål, skapat dig en överblick, förberett, genomfört ditt projekt och skapat återkoppling och lärt dig att bli en bättre ‘projektledare’ i framtiden. Nu är det dags att faktiskt avsluta projektet. Summera vad du har lärt dig, hur projektet gick överlag och sätt sedan punkt. Det kan vara värt att fundera på om du vill bygga vidare från detta projekt (med ett nytt projekt) eller om du vill starta något nytt. Vissa projekt kan vara grunderna för processer (som projektet att starta ett community, vilket leder till en interaktionsprocess med andra), men projektet i sig måste avslutas.

Bild av Dean Terry

Andreas Rönnqvist

Popularity: 6% [?]