Många projekt mår bättre om man som projektör har överblick över vad som ska göras, tills när och av vem. Innan vi går in på BaseCamp är det bra om du har läst vår artikel om just projekt. Den täcker in det mesta om varför du bör skapa projekt och detaljerna runt detta.

BaseCamp är ett online-verktyg för att göra just det – skapa projekt. BaseCamp ger dig en bra överblick över alla projekt, särskilt sådana där du samarbetar med andra. Med hjälp av de verktyg som finns där ökar din motivation och förmåga att planera projektet. Vi ska snabbt gå igenom hur BaseCamp fungerar, hur du skaffar dig ett konto och hur du bygger ett projekt med hjälp av det.

1. Skaffa ett BaseCamp-konto – förslagsvis börjar du med ett konto som tillåter dig att ha ett projekt och två medlemmar. Jättebra för de mindre personliga projekten eller mindre samarbetsprojekt. Fördelen är att denna typ av konto inte kostar något samt att du får erfarenhet av hur man hanterar mindre projekt från första början. När detta är gjort kan du logga in.

2. Skapa ett nytt projekt – välj ett namn som är självförklarande såsom “Grunda hemsidan” eller “Skriv boken”. Ditt nya projekt bör vara något som är tillräckligt stort för att kunna delas in i flera mindre delar. Vi ska använda oss av “Grunda hemsidan” som ett löpande exempel.

3. Dela upp ditt projekt – försök dela upp det i såna delar så att du kan påbörja och avsluta hela delen när du väl påbörjat den. Exempelvis om vi utgår från hemsidan så kan “Skriv innehållet” vara för stort om du inte bara kommer göra ytterst lite textinnehåll. Då passar det bättre att dela upp det i fler mindre delar, såsom artiklar eller undersidor. Att dela upp projektet i “Framsida”, “Om mig”, “Innehållsförteckning” samt “Mina verk” är en bra början. Du kommer säkert att komma på fler delar under tiden.

Nu kommer det viktiga – skriva in dina delar i BaseCamp’s ToDo. Här finns en stor fördel i och med att du kan dela in dina “att-göra” i flera listor för att få lite grepp om arbetet. Exempelvis kan man dela upp “Grunda hemsidan” i listor såsom “Design”, “Innehåll” och “Länkar”. Då vet du vart varje enskild ToDo ska någonstans och du ser hur nära varje kategori är att vara klar. Om du skriver ner en ToDo som verkar behöva delas upp i flera bitar, stryk den och låt detta bli titeln på en ny lista.

En viktig sak med dina ToDo’s är att du kan fördela arbetet på flera personer om du samarbetar med någon – alla individer kan ha egna ansvarsområden. Man kan se till att notifieringar skickas till personerna i fråga när man skriver in arbetsuppgiften. Kan vara en idé att göra det även med sig själv, då får man ytterligare en påminnelse.

4. Sätt ett slutdatum. Det ovanstående kan fungera gott nog för ett mindre projekt, men vi människor fungerar som så att vi alltid arbetar bättre när vi vet när vi ska vara klara. Oavsett om du vet när du behöver vara klar, eller bara sätter ett slutdatum då du vill känna dig klar, så är det viktigt att vara medveten om när projektet ska vara klart. Det är inget projekt om det inte finns en slutfas, en tidpunkt då du är klar. Ett projekt kan skapa flera underprojekt eller ligga som grund för framtida projekt, men det måste ta slut nångång.

5. Milestones. När du vet när ditt projekt ska sluta, kan du också börja använda dig av BaseCamp’s tredje, men kanske viktigaste, del – Milestones. Den första Milestone du bör sätta ner är när hela projektet ska vara avslutat. Se sen över dina ToDo-listor och fundera på hur lång tid som du förväntar dig att något ska ta. Lägg sedan till +50% på tiden och notera in dina Milestones. Kanske vill du arbeta på flera projekt samtidigt – faktorera då in detta in i dina tidsberäkningar.

En Milestone kan, precis som en ToDo, delas ut till en enskild individ som då kan få en påminnelse 48 timmar innan en Milestone ska vara färdig. Detta är riktigt bra då det ger dig en yttre påminnelse utifall man faller undan från att arbeta med sitt projekt av någon anledning. Det händer lätt och ett email kan göra all skillnad. 48 timmar räcker kanske inte för att man ska kunna färdigställa ett projekt man inte börjat med, men om man har det mesta gjort eller inte tänkt på när det ska vara klart är det bra med en spark i häcken.

6. Bjud in en partner. Gratis-versionen av BaseCamp tillåter dig att ha åtminstone en partner till i ditt projekt, vilket ofta kan vara tillräckligt. Om du samarbetar med flera personer kan det vara bra att uppgradera till ett större paket, men i grunden räcker det oftast med att vara ensam användare eller tillsammans med en samarbetspartner. Man kommer långt ensam och mycket längre med en partner.

Andreas Rönnqvist

Popularity: 15% [?]